Bewerkersovereenkomst

Bewerkersovereenkomst DrieDee Online / DrieDee Plus / Leero

Partijen:

Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder BRIN-nummer <brin> bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te (<postcode>) <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.

De besloten vennootschap Cedin B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Lavendelheide 21, te 9202 PD Drachten, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer L. Mellema hierna te noemen: “Bewerker”

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”

Overwegen het volgende:

Onderwijsinstelling en Bewerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Bewerker een online internet applicatie levert, genaamd DrieDee Online / DrieDee Plus, die via een browser door Onderwijsinstelling gebruikt kan worden. DrieDee applicaties zijn ter monitoring van resultaten van een school en/of leerlingen (‘de Product- enDienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Bewerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.

Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 14 Wet bescherming persoonsgegevens, in deze Bewerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1: Definities

In deze Bewerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

Betrokkene, Bewerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens, en Verantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wbp;
Bewerkersovereenkomst: deze Bewerkersovereenkomst, inclusief Bijlagen;
Bijlage: een bijlage bij deze Bewerkersovereenkomst, welke daarvan een onlosmakelijk deel uitmaakt;
Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy;
Datalek: een inbreuk op de beveiliging, zoals bedoeld in artikel 13 Wbp, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstig nadelige gevolgen, dan wel ernstig nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 34a, lid 1, Wbp;
Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling administratiesysteem, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
Privacy Bijsluiter: de privacy bijsluiter zoals opgenomen in Bijlage 1;
Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Bewerker, zoals omschreven in overweging a;
Model Bewerkersovereenkomst: het model voor een bewerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
Subbewerker: de partij die door Bewerker wordt ingeschakeld als Bewerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van deze Bewerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 2: Onderwerp en opdracht Bewerkersovereenkomst

Deze Bewerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
De Onderwijsinstelling verstrekt aan de Bewerker de opdracht tot Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.

Artikel 3: Rolverdeling

Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verantwoordelijke. Bewerker is bewerker in de zin van de Wbp. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
Bewerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Bewerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Bewerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie moet de Onderwijsinstelling in staat stellen een keuze te maken met betrekking tot de aangeboden diensten als zodanig, en daarnaast een afzonderlijke keuze te maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
De in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, moeten in de Privacy Bijsluiter bij deze Bewerkersovereenkomst in begrijpelijke taal zijn beschreven, waarna de Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en).
De Onderwijsinstelling kan verplicht zijn de Verwerking van de Persoonsgegevens te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Onderwijsinstelling onderzoekt of zij hiervan is vrijgesteld en doet melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien zij hiertoe verplicht is.
Onderwijsinstelling en Bewerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de relevante privacywet- en regelgeving mogelijk te maken.

Artikel 4: Privacy convenant

Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy.

Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens

Bewerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Bewerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (mondeling, schriftelijk dan wel elektronisch) aan Bewerker zijn opgedragen. Deze verplichting geldt zowel gedurende de looptijd van deze overeenkomst als na afloop daarvan.
Een overzicht van de categorieën Persoonsgegevens en gebruik waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacy Bijsluiter bij deze Bewerkersovereenkomst.
De Bewerker dient in de Privacy Bijsluiter aan te geven of de Privacy Bijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of School- en Leerlinginformatiemiddel. Bewerker specificeert in de Privacy Bijsluiter voor welke (in het Convenant opgenomen) doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt. Indien aangegeven in de toelichting in de Privacy Bijsluiter, dient de Bewerker tevens aan te geven onder welke van de in het Convenant omschreven doeleinden bij het gebruik van het product en/of de dienst de Verwerking van Persoonsgegevens plaatsvindt.
Bewerker onthoudt zich van verstrekking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van de Onderwijsinstelling of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een op de Bewerker rustende wettelijke verplichting. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Bewerker voorafgaande de verstrekking de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker. Daarnaast informeert Bewerker de Onderwijsinstelling – indien wettelijk toegestaan – onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.
In aanvulling op het bepaalde in lid 4, geldt dat indien Bewerker wordt verzocht Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Onderwijsinstelling aangewezen en geselecteerde Derde, zijnde een andere onderwijsinstelling, de Bewerker slechts tot die verstrekking zal overgaan nadat deze onderwijsinstelling zijn administratieve onderwijsidentiteit (bijvoorbeeld BRIN of OiN), voor zover hij daarover beschikt, kenbaar heeft gemaakt. (IN GEVAL VAN UITWISSELING VAN HET ONDERWIJSKUNDIG RAPPORT).
Partijen zullen jaarlijks bij het opstellen van de leermiddelenlijsten voor het eerstvolgende schooljaar, welke leermiddelenlijsten ten behoeve van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst worden opgesteld, de Privacy Bijsluiter aanvullen en/of wijzigen door het opnemen van de categorieën Persoonsgegevens en het gebruik dat van deze Persoonsgegevens wordt gemaakt, met betrekking tot de (digitale) leermiddelen die op de desbetreffende leermiddelenlijsten worden opgenomen. (IN GEVAL VAN DISTRIBUTIE VAN LEERMIDDELEN)

Artikel 6: Geheimhouding

Bewerker zorgt ervoor dat een ieder, waaronder haar werknemers, vertegenwoordigers en/of Subbewerkers, die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Bewerker bewerkstelligt dat voor een ieder die betrokken is bij de Verwerking van de Persoonsgegevens een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten.

De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Bewerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken.

Artikel 7: Beveiliging en controle

Bewerker zal, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen zullen, met inachtneming van de stand van de techniek en de kosten gemoeid met de implementatie en de uitvoering van de maatregelen, een passend beschermingsniveau verzekeren, zulks met inachtneming van de risico’s die het verwerken van Persoonsgegevens, en de aard daarvan, meebrengen.
De maatregelen zoals genoemd in artikel 7.1 omvatten in ieder geval:
maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Bewerkersovereenkomst worden verwerkt;
maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen met name onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, onopzettelijke wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, toegang of openbaarmaking;
maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling;
een passend informatiebeveiligingsbeleid voor de Verwerking van de Persoonsgegevens.
Bewerker zal de door haar getroffen informatiebeveiligingsmaatregelen evalueren en verscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud en de frequentie van de rapportages die Bewerker aan de Onderwijsinstelling oplevert over de beveiligingsmaatregelen. Deze maatregelen liggen in het verlengde van de beveiligingsmaatregelen die de Onderwijsinstelling moet treffen.
De Bewerker stelt de Onderwijsinstelling in staat om te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Bewerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken. Naast rapportagesdoor de Bewerker kan dat aan de hand van, maar niet beperkt tot, een geldige certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel.
In aanvulling op artikel 7, lid 4 heeft de Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Bewerker en met inachtneming van een redelijke termijn, op eigen kosten, de door Bewerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te laten toetsen door een onafhankelijke Register EDP auditor. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Bewerker in te schakelen gecertificeerde en onafhankelijke auditor die een derden-verklaring (TPM) afgeeft. De Onderwijsinstelling wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.

Artikel 8: Datalekken

Bewerker heeft een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
Indien Onderwijsinstelling dan wel Bewerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij onverwijld informeren. Bewerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Verantwoordelijke met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Bewerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen. Aanvullend informeren Partijen elkaar onverwijld indien blijkt dat de inbreuk op de beveiliging waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor de persoonlijke levenssfeer van Betrokken zoals bedoeld in artikel 34a, lid 2, Wbp.
Bewerker stelt bij een Datalek de Verantwoordelijke in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek Bewerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Verantwoordelijke daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Wbp of andere regelgeving betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.

In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. Partijen kunnen in onderling overleg bepalen of, en zo ja hoe, Bewerker een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan verrichten. Op verzoek van de Onderwijsinstelling kan Bewerker Onderwijsinstelling hierbij bijstaan en adviseren. De Onderwijsinstelling zal de Betrokkenen, indien wettelijk vereist, informeren over een dergelijke inbreuk. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e, informeert de Bewerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.

Artikel 9: Procedure rechten betrokkenen

Een klacht of verzoek van een Betrokkene met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt door de Bewerker onverwijld doorgestuurd naar de Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
Bewerker verleent Onderwijsinstelling – voor zover redelijkerwijs mogelijk – volledige medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de Wbp, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkenen zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens. Partijen zullen te goeder trouw overleggen over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die hiermee gemoeid zijn.

Artikel 10: Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Partijen zien er op toe dat voor zover Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (verder: EER) worden Verwerkt, dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften, en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstellingen rusten. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt wordt dit in Bijlage 1 aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar de gegevens worden verwerkt.

Artikel 11: Inschakeling Subbewerker

Bewerker kan een Subbewerker inschakelen, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zullen worden opgenomen in de Privacy Bijsluiter.
Bewerker verplicht iedere Subbewerker contractueel de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen na te leven met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens welke verplichtingen en maatregelen minimaal dienen te voldoen aan het bepaalde in deze Bewerkersovereenkomst.
Bewerker verplicht iedere Subbewerker contractueel om Persoonsgegevens niet verder te verwerken anders dan in het kader van deze Bewerkersovereenkomst is overeengekomen.

Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens

Onderwijsinstelling zal Bewerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Bewerker. Bewerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
Onderwijsinstelling verplicht Bewerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Bewerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
Bewerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
Bewerker zal alle Subbewerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Bewerkers-overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subbewerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

Artikel 13: Tegenstrijdigheid en wijziging Bewerkersovereenkomst

In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Bewerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Bewerkersovereenkomst leidend zijn.
Indien Partijen van de artikelen in de Bewerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Bewerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over deconsequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens, de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt en het inschakelen van een (andere) Subbewerker. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.

Wijzigingen in de artikelen van de Bewerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
In het geval enige bepaling van deze Bewerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Bewerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

Artikel 14: Duur en beëindiging

De looptijd van deze Bewerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
Deze Bewerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Bewerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Bewerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren.

BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITER DRIE DEE ONLINE / PLUS

Algemene informatie

Naam product en/of dienst	Drie Dee Online / Drie Dee Plus
Naam Bewerker en vestigingsgegevens	Cedin BV Lavendelheide 21 9202 PD Drachten
Beknopte uitleg en werking product en dienst
Link naar leverancier en/of productpagina	www.driedeeonline.nl
Doelgroep (zoals PO/VO, onderbouw/ bovenbouw)	PO
Gebruikers	Bestuur, School directeur, ICT Coördinator, Docenten, Administratie, Intern begeleiders

De specifieke diensten

Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen

Resultaten van groepen in een school worden anoniem verwerkt
Resultaten van een school worden geanalyseerd
Resultaten van een bestuur worden geanalyseerd
Stamgegevens van een leerling worden vastgelegd
Overige specifieke situatie gegevens van een leerling worden vastgelegd
Dossier gegevens (prestaties, situatie, identificatie) van een leerling worden vastgelegd
De behaalde resultaten van een leerling worden vastgelegd
De beoogde doelen (in de vorm van een leerlijn) van een leerling worden vastgelegd
Gegevens van een leerling kunnen ter hand worden gesteld aan een ouder, docent of na goedkeuring aan een andere school(bestuur)
De resultaten van een leerling worden geanalyseerd (specifieke rapportage)

Doeleinden voor het verwerken van gegevens

De Bewerker is:

leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, of
(tevens) leverancier is van een School- en Leerlinginformatiemiddel.

Categorieën en soorten persoonsgegevens

Omschrijving en opsomming categorieën Persoonsgegevens die gebruikt worden:

Stamgegevens leerling (NAW, Afkomst, Taal, Geletterd, Beheersing taal)
Situatiegegevens leerling (woonsituatie, leerlingsituatie, leerlinggewicht, opleiding ouders)
Behoefte (stimulerende & belemmerende factoren) van leerling
Dossier opbouw (prestatie, analyse, plan van aanpak, algemeen, identificatie)
Doelen van de leerling gebaseerd op leerlijnen
Behaalde resultaten van de leerling a.d.h.v. toetsen (DLE, Vaardigheid, Score%)

Algemene informatie over getroffen beveiligingsmaatregelen:

Voor de genomen veiligheidsmaatregelen wordt kortheidshalve verwezen naar Bijlage 2 bij de Bewerkersovereenkomst.

Specifieke beveiligingsmaatregelen voor deze dienst/product [indien van toepassing]:

Gegevens zijn beveiligd door middel van

expliciete toegangsbeveiliging d.m.v. login voor de gebruiker
inloggegevens worden gecrypt opgeslagen
gegevens worden gecrypt door middel van een SSL Certificaat (https)
de opslag van de gegevens vindt plaats op een eigen aparte server omgeving
deze omgeving bevindt zich in een professioneel datacenter
dit datacenter is alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel van subbewerker

De hosting (dienst en opslag gegevens) wordt verzorgd door de volgende subbewerker:

Network Operations
Tesselschadestraat 6
8913 HB Leeuwarden

De gegevens staan fysiek in het volgende datacenter:

Datacenter Fryslan
Francois Haverschmidtwei 3
8914 BC Leeuwarden

Subbewerkers

Bewerker maakt voor dienst/product gebruik van de volgende Subbewerkers:

De hosting (dienst en opslag gegevens) wordt verzorgd door de volgende subbewerker:

Network Operations
Tesselschadestraat 6
8913 HB Leeuwarden

De gegevens staan fysiek in het volgende datacenter:

Datacenter Fryslan
Francois Haverschmidtwei 3
8914 BC Leeuwarden

Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij:

Cedin BV
De heer Lars Mellema
Lavendelheide 21
9202 PD Drachten

Versie [versie nummer en datum laatste aanpassing]

Versie 2.0 28 februari 2017

Deze privacy bijsluiter maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 2.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBB-e en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: http://ww.privacyconvenant.nl.

BIJLAGE 2: Technische en organisatorische beveiligings-maatregelen

De Bewerker is overeenkomstig de Wbp en artikel 7 Bewerkersovereenkomst verplicht technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens.

Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7.2 Bewerkersovereenkomst

Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens.

De gegevens worden door daartoe bevoegde personen (docenten, intern begeleiders) in het systeem geplaatst en opgeslagen
Deze personen hebben een eigen specifiek hiervoor bedoeld account gekregen om de gegevens te kunnen verwerken
De gegevens worden opgeslagen in een eigen database omgeving
Deze database omgeving staat op een server die specifiek door een subbewerker beheerd wordt
De medewerkers van subbewerker is vanuit zijn of haar rol van medewerker van het datacenter bevoegd om de server en/of de database te kunnen benaderen, met een specifieke login. Deze login is ter beschikking gesteld om de gegevensbron (database) en de server optimaal te kunnen laten functioneren
De fysieke toegang tot de server is beveiligd. Deze beveiligde ruimte bevindt zich op de locatie van subbewerker Datacenter Fryslan
Medewerker van subbewerker Network Operations heeft op aanvraag toegang, en heeft hiertoe een specifieke toegangstoken. Tevens dient identificatie (id) getoond te worden.

Meer in het bijzonder de uitwerking welke (groepen) medewerkers van de Bewerker toegang hebben tot welke Persoonsgegevens, inclusief een omschrijving van handelingen die deze medewerkers uit mogen voeren met de persoonsgegevens.

(groepen van) medewerkers die toegang hebben tot welke Persoonsgegevens:

Medewerkers van gebruikers organisaties hebben toegang via de applicatie
Enkele product specialisten van bewerker hebben toegang via een Admin account
Medewerkers van subbewerker Network Operations hebben toegang op database niveau
Medewerkers van subbewerk Datacenter Fryslan hebben geen toegang

handelingen die deze medewerkers uitvoeren met de Persoonsgegevens:

Medewerkers van gebruikers organisaties analyseren en bewerken gegevens
Enkele product specialisten van bewerker helpen gegevens te analyseren
Medewerkers van subbewerker Network Operations voeren geen handelingen uit met persoonsgegevens. Ze maken alleen backups van de hele database.

Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking.

Zie de bij I genoemde maatregelen.

III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.

Er vindt actieve monitoring plaats op de server tegen ‘ongeoorloofde indringers’ van buitenaf. Er wordt continu gemonitored op aanvallen vanaf

specifieke ip-adressen, deze komen op een actieve blacklist te staan zodat verkeer vanuit blacklist-ip-adressen niet bij de server terecht komen.

Rapportage (artikel 7.4 van de Bewerkersovereenkomst

Bewerker rapporteert periodiek met een frequentie van 2 maal per jaar, uiterlijk op 1-6 en 1-12 aan Verantwoordelijke over de door Bewerker genomen maatregelen aangaande de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en eventuele aandachtspunten daarin, tenzij directe vermelding noodzakelijk is.

Cedin Support

Lavendelheide 21

9202 PD Drachten

Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging

Indien er een datalek en/of incident plaatsvindt, dient deze gemeld te worden aan:

Cedin BV

Lavendelheide 21

9202 PD Drachten

info@cedin.nl

Hierin dient te worden vermeld:

De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
De oorzaak van het incident;
De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
De omvang van de groep betrokkenen;
Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
Duidelijk moeten de contactgegevens van de melder worden vermeld, zodat contact kan worden opgenomen;
De melding moet in ieder geval schriftelijk of per e-mail worden verstuurd. Telefonisch melden is mogelijk, echter dient het schriftelijk te worden bevestigd. Zie contactgegevens algemeen;
Bij een melding wordt door een verantwoordelijke van Cedin contact opgenomen met de melder van het incident, om vervolgstappen te bespreken;
In deze vervolgstappen worden eventuele afspraken gemaakt of, en zo ja hoe, Bewerker een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan verrichten.

Versie

Versie 2.0 28 februari 2017